Président
Le Président du Chapter est le concessionnaire aussi appelé Sponsor Dealer. Il choisit et désigne le Directeur et les membres du bureau.
En tant que Président de l’association, il valide les décisions importantes concernant les orientations du Chapter, ses statuts, etc.
Directeur
- Le Directeur dirige effectivement le Chapter et coordonne l’action du bureau et du staff
- Il est le garant du respect de la charte du HOG, des valeurs de la marque Harley-Davidson et des orientations choisies par le concessionnaire ainsi que du respect du règlement intérieur
- Il est en charge des relations avec le concessionnaire, le HOG et Harley-Davidson France
- Il est le représentant du Chapter auprès des institutions et administrations
- Il convoque les réunions et établi les ordres du jour
- Il valide les décisions du bureau et du staff
- Il valide le calendrier des activités proposé par la commission activité
- Il convoque les Assemblées Générales
- Reporte régulièrement au concessionnaire
Secrétaire
- Est en charge de la partie administrative de la gestion du Chapter et de l’association
- Prépare l’Assemblée générale avec le Directeur et transmet les convocations
- Rédige les compte-rendus de réunion et le procès-verbal de l’Assemblée Générale
- Enregistre les adhésions et informe le staff de tout mouvement de membre (entrée, sortie, etc.)
- Tient à jour la liste des membres et vérifie la validité des adhésions HOG et Chapter
- Prépare et rédige les courriers à destination des administrations et institution pour transmission au Directeur
Trésorier
- Est responsable de la comptabilité et de la gestion des fonds du Chapter
- S’assure du bon paiement des cotisations et des différentes ressources du Chapter, dons, subventions, ventes
- Valide et procède au règlement des dépenses, factures, acomptes, etc…
- Dispose des autorisations et exécute les opérations bancaires
- Présente annuellement les comptes du Chapter lors de l’Assemblée générale
- Reporte régulièrement au Directeur et au Concessionnaire
Main Activity Officer (MAO)
- Il dirige et coordonne la commission activité
- Il anime les activity officers
- Il établit le programme des activités
- Est chargé de l’organisation et la gestion des sorties et évènements
- Il fait valider les activités par le trésorier et le Directeur avant engagement
- Il transmets les éléments utiles à la secrétaire et au Directeur pour communication aux membres
- Communique les détails des sorties aux Road Captains pour établissement des parcours
Activity Officer
- Il participe à la commission activité
- Il peut se voir charger de l’organisation d’une ou plusieurs activités par le Main Activity Officer
- Il vient en soutien des autres membres de la commission pour l’organisation des activités
- Il est invité à chercher et proposer de nouvelles activités
Ladies of Harley Officer (LOH)
- Elle est membre de la commission activité et à se titre participe à ses délibérations en tant que représentante des membres féminines
- Elle s’assure de la prise en compte par le staff des attentes des membres féminines
- Elle est chargée de motiver les membres féminines pilotes et passagères à participer activement à la vie du Chapter
- Elle travaille avec le concessionnaire à la promotion de la marque Harley-Davidson et du Chapter vers les clientes
- Elle organise des activités et au moins une sortie moto dédiée aux membres féminines
Road Marshall
- Supervise les équipes Safeties et Road Captains (équipes routes)
- En coordination avec la commission activité, conçoit et valide les parcours
- Désigne les road captains et safeties pour chaque sortie
- S’assure du bon équipement de ceux-ci et gère le matériel avec le trésorier (gilets, trousses de secours, etc.)
- Organise la reprise de guidon en début de saison et les formations des équipes routes
- Valide les safeties et les candidats aux équipes routes et tient leur liste à jour
Safety
- Sous la supervision du Road Marshall, assure la sécurité du convoi en route, à l’arrêt, lors des départs et arrivées
- Fais appliquer strictement les consignes de sécurité
- Assure la sécurité du convoi en cas d’incident ou d’accident ou de tout évènement imprévu sur la route
- Participe à toutes les sessions de formations de sécurité et de secourisme organisées par ou pour le Chapter
- Porte obligatoirement un gilet de sécurité dans l’exercice de la fonction de safety
- Ne peut en aucun cas exercer son rôle de safety avec un passager ou une passagère
Road Captain
- Est responsable du parcours et du bon déroulement de la sortie dont il a la charge (gestion de la vitesse, de l’intégrité du groupe et du respect des horaires)
- Assure un briefing sécurité au départ de la sortie et à chaque fois que nécessaire lors du déroulement de la sortie
- Supervise la sortie en collaboration avec les safety
- Porte également un gilet de sécurité lorsqu’il mène le groupe